Steigender Kostendruck, neue Regulierungen und technologische Fortschritte beschleunigen den Wandel des digitalen Arbeitsplatzes. Künstliche Intelligenz rückt dabei in den Mittelpunkt von Automatisierung, Sicherheit und Compliance. Laut Konica Minolta werden fünf KI-Trends den Digital Workplace im Jahr 2026 prägen.

Erstens treiben steigende Betriebskosten Outsourcing sowie KI-basierte Automatisierung voran. Unternehmen reagieren auf Inflation, Handelshemmnisse und geopolitische Unsicherheiten mit intelligentem Dokumenten- und Printmanagement. Ziel sind niedrigere Kosten und effizientere, revisionssichere Prozesse.

Zweitens bleibt Papier trotz Digitalisierung relevant. Nur ein kleiner Teil der Unternehmen arbeitet vollständig papierlos, während Investitionen in cloudbasierte Dokumentenerfassung und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung zunehmen. KI soll Daten automatisch erfassen, strukturieren und nutzbar machen.

Drittens gewinnt KI-gestütztes ESG-Reporting an Bedeutung. Trotz regulatorischer Unsicherheiten wächst der Druck von Konsumentinnen und Konsumenten nach mehr Nachhaltigkeit. KI kann helfen, verstreute ESG-Daten zusammenzuführen und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.

Viertens und fünftens rücken präventive Cybersicherheit und der verantwortungsvolle Einsatz von KI in den Fokus. KI-basierte Systeme sollen Angriffe frühzeitig erkennen und verhindern. Gleichzeitig verlangen neue Vorgaben wie der EU AI Act transparente, überprüfbare und kontrollierbare KI-Anwendungen.